Die Textform im Nachweisgesetz – Ampel wagt den nächsten Schritt Richtung Bürokratieentlastung und Digitalisierung

Momentan sind Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber aus § 2 NachwG dazu verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten, diese Niederschrift zu unterzeichnen und der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Das sorgt für einen erheblichen bürokratischen Aufwand für Personalabteilungen.

Die Ampelkoalition will dies nun ändern. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollen die Bedingungen ihrer Arbeitsverträge künftig nicht mehr in Papierform mit Unterschrift an künftige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aushändigen müssen. Statt der Schriftform aus § 126 BGB soll für die Vertragsbedingungen künftig die Textform nach § 126b BGB ausreichen, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält.

Gemäß § 126b Satz 1 BGB ist das Textformerfordernis erfüllt, wenn eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird, der die Identität des Erklärenden erkennen lässt. „Das heißt konkret: Für Arbeitsverträge reicht künftig eine einfache EMail, Papier und Porto fallen weg“, so Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP). Zwar ist nach momentaner Rechtslage ein Arbeitsvertrag per E-Mail prinzipiell jetzt schon möglich, da kein besonderes Formerfordernis gegeben ist, allerdings verlangt das Nachweisgesetz, dass innerhalb bestimmter Fristen nach Vertragsschluss die Arbeitsbedingungen schriftlich niedergelegt werden müssen. Das würde jetzt wegfallen. Ebenfalls entfällt voraussichtlich die Schriftform für Arbeitszeugnisse.

Nur wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer explizit danach verlangen, ist der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin dazu verpflichtet, ihnen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung zu stellen. Allerdings soll die Anforderung der Schriftform bei der Nachweiserteilung nur für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die gemäß § 2a I SchwarzArbG in einem bestimmten Wirtschaftsbereich oder -zweig tätig sind, bestehen bleiben. Weiterhin bleibt das Schriftformerfordernis für die Befristung von Arbeitsverträgen nach § 14 IV TzBfG bestehen.

Darüber hinaus soll auch das Schriftformerfordernis für den Überlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung künftig durch die Textform abgelöst werden. Auch dies stellt eine wesentliche Bürokratieentlastung und Erleichterung, sowohl für die Zeitarbeitsfirmen selbst, als auch für Betriebe die entsprechende Leistungen in Anspruch nehmen, dar.

Zudem ist im Bürokratieentlastungsgesetz IV vorgesehen, dass das Arbeitszeugnis künftig mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden kann. Auch diese Neuerung hat das Potenzial die entsprechenden Prozesse rund um die Zeugniserteilung effizienter zu gestalten.

Den von Buschmann vorgelegten Entwurf hat die Bundesregierung am 13.03.2024 als Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) beschlossen. Nun müssen Bundestag und Bundesrat noch abschließend darüber beraten und abstimmen. Wann das sein wird, ist bis jetzt allerdings noch unklar, sodass das BEG IV in seiner abschließenden Form wohl noch eine Weile auf sich warten lassen wird.