Verjährung und Verfall von Urlaubsansprüchen: Rechte der Arbeitnehmer und Pflichten der Arbeitgeber im Überblick

In diesem Beitrag erklären wir die aktuellen rechtlichen Vorgaben, ihre praktischen Auswirkungen und geben hilfreiche Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

1. Verfall von Urlaubsansprüchen: Arbeitgeber in der Pflicht

Laut § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verfällt der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich am 31. Dezember des jeweiligen Jahres. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur dann möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe (z. B. Krankheit) vorliegen.

Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers: Ohne Hinweis kein Verfall!

Ein bedeutendes Urteil des EuGH (2018) und dessen Umsetzung durch das BAG haben den Verfall von Urlaubsansprüchen maßgeblich verändert:

• Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten aktiv darauf hinweisen, dass ihr Urlaub verfällt, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird.
• Dieser Hinweis muss klar, rechtzeitig und in verständlicher Form erfolgen – in der Regel in Textform.
• Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaubsanspruch bestehen und verfällt nicht automatisch zum Jahresende.
• Falls ein Arbeitgeber in den Vorjahren seine Mitwirkungspflicht versäumt hat, kann er dies nachholen. Erst nach ordnungsgemäßer Information kann der Urlaub dann regulär zum Ende des Jahres verfallen.

Beweislast liegt beim Arbeitgeber

Das BAG hat mehrfach klargestellt, dass Arbeitgeber beweisen müssen, dass sie ihre Beschäftigten ordnungsgemäß über den drohenden Verfall informiert haben. Eine ordnungsgemäße Dokumentation mit ist daher dringend zu empfehlen.

2. Verjährung von Urlaubsansprüchen

Neben dem Verfall gibt es die gesetzliche Verjährung von Urlaubsansprüchen. Nach § 195 BGB beträgt die allgemeine Verjährungsfrist drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Aber: Die Verjährung beginnt erst, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflicht erfüllt hat. Das bedeutet:

• Wurde der Arbeitnehmer nie korrekt über seinen Urlaubsanspruch informiert, kann er ihn auch Jahre später noch geltend machen.
• Dies ist besonders für ältere Urlaubsansprüche relevant, die bislang als „verfallen“ galten.

Arbeitgeber sollten daher ihre Dokumentationsprozesse überprüfen und sicherstellen, dass jeder Arbeitnehmer über seine Urlaubsansprüche informiert wurde.

3. Urlaubsanspruch bei Langzeiterkrankung

Ein besonders sensibler Bereich ist der Urlaubsanspruch bei Langzeiterkrankung. Hier haben die Gerichte zuletzt für mehr Klarheit gesorgt.

Fallvariante 1: Arbeitnehmer war vor der Erkrankung noch tätig Hat ein Arbeitnehmer im Kalenderjahr zunächst gearbeitet, bevor er langfristig erkrankt ist, gilt:

Der Urlaubsanspruch kann nach 15 Monaten verfallen, aber nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflicht erfüllt hat.
Falls der Arbeitnehmer bereits früh im Jahr erkrankte und der Arbeitgeber ihn nicht mehr rechtzeitig informieren konnte, verfällt der Anspruch dennoch nach 15 Monaten. Arbeitgeber sollten dies innerhalb von sechs Werktagen nach Jahresbeginn nachholen.

Fallvariante 2: Arbeitnehmer war das gesamte Jahr durchgehend erkrankt

Das BAG bestätigte im Januar 2023, dass der Urlaubsanspruch entfällt, wenn ein Arbeitnehmer das gesamte Kalenderjahr und darüber hinaus bis zum 31. März des zweiten Folgejahres arbeitsunfähig war. In diesem Fall spielt die Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers keine Rolle, da der Urlaub aufgrund der Erkrankung ohnehin nicht hätte genommen werden können.

4. Urlaubsabgeltung nach Kündigung

Endet das Arbeitsverhältnis, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung nicht genommener Urlaubstage. Hier gelten klare Verjährungsregeln:

• Die Verjährungsfrist von drei Jahren beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde.
• Die Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers entfällt, da er den Arbeitnehmer nicht mehr freistellen kann.

Achtung: In Arbeits- oder Tarifverträgen können kürzere Ausschlussfristen geregelt sein, die eine schnellere Geltendmachung erfordern. Arbeitnehmer sollten offene Urlaubsabgeltungsansprüche daher zeitnah prüfen und geltend machen.

5. Praxis-Tipps für Arbeitgeber: So vermeiden Sie Haftungsrisiken

• Rechtzeitige Information: Arbeitgeber sollten jährlich in textform an alle Mitarbeitenden kommunizieren, wie viel Urlaub noch offen ist und bis wann er genommen werden muss.
• Dokumentation sicherstellen: Dieser Hinweis sollte dokumentiert und idealerweise mit einer Empfangsbestätigung versehen werden.
• Besonderheiten bei Langzeiterkrankung beachten: Auch arbeitsunfähige Mitarbeiter müssen über ihren Urlaub informiert werden, sofern sie nicht das ganze Jahr über durchgehend krank waren.

Fazit: Klare Pflichten, klare Rechte

Die aktuellen Urteile haben die Verantwortung der Arbeitgeber erheblich ausgeweitet. Sie müssen ihre Mitarbeitenden nicht nur über offene Urlaubsansprüche informieren, sondern auch den Nachweis hierzu führen.

Für Arbeitnehmer bedeutet dies mehr Sicherheit: Urlaubsansprüche können nicht einfach verfallen, solange keine klare Information durch den Arbeitgeber erfolgt ist. Auch rückwirkende Ansprüche sind in vielen Fällen möglich.

Unternehmen sollten ihre internen Abläufe überprüfen, um finanzielle Risiken zu vermeiden und eine rechtssichere Urlaubsverwaltung sicherzustellen.

Für eine individuelle rechtliche Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.