Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Pflicht und Chance für Arbeitgeber

Ein BEM ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig war – unabhängig von der Erkrankung oder dem Beschäftigungsstatus. Die Teilnahme ist freiwillig, doch der Arbeitgeber muss das BEM anbieten und entsprechend dokumentieren. Eine Rückmeldefrist ist ratsam, da Schweigen nicht automatisch als Ablehnung gilt. Wird ein BEM Verfahren nicht durchgeführt hat dies zur Folge, dass eine krankheitsbedingte Kündigung deutlich erschwert ist.

Ablauf des BEM-Verfahrens

Einladung und Einleitung des BEM

Das BEM startet mit einer schriftlichen Einladung. Stimmt der Mitarbeiter zu, folgt ein Erstgespräch, in dem Ursachen der Arbeitsunfähigkeit und mögliche Maßnahmen besprochen werden. Dabei wird geprüft, ob arbeitsplatzbezogene Faktoren eine Rolle spielen und ob Anpassungen erforderlich sind. Anschließend werden individuelle Maßnahmen wie Arbeitsanpassungen, technische Hilfsmittel oder gesundheitliche Unterstützung festgelegt. Die Umsetzung wird regelmäßig überprüft. Im Abschlussgespräch wird bewertet, ob die Maßnahmen erfolgreich waren oder weitere Schritte nötig sind. Falls eine Rückkehr nicht möglich ist, können Versetzung oder Umschulung geprüft werden.

Der Arbeitgeber muss das BEM anbieten und die Einladung klar formulieren. Dabei sollten Zweck, Freiwilligkeit und Fristen erläutert sowie eine Ansprechperson im Unternehmen benannt werden. Die erste Kontaktaufnahme dient dazu, zu informieren, Vertrauen zu schaffen und Vorbehalte abzubauen. Der Arbeitgeber muss darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter eine Vertrauensperson hinzuziehen kann und dass alle Informationen vertraulich behandelt werden. Falls keine Reaktion erfolgt, sollte eine Erinnerung versendet werden. Das Verfahren endet wenn der Mitarbeiter die Durchführung ablehnt oder auch auf eine wiederholte Einladung nicht reagiert.

Erstgespräch und Beteiligte

Nach Zustimmung des Mitarbeiters findet das Erstgespräch statt. Hieran können neben dem BEM-Koordinator auch der Betriebsarzt ,ein Vertreter des Betriebsrats, die Schwerbehindertenvertretung, sowie gegebenenfalls eine Vertrauensperson , der Rehabilitationsträger sowie gegebenenfalls das Integrationsamt einbezogen werden. Ziel ist es, die Ursachen der Arbeitsunfähigkeit zu klären und Maßnahmen zur Wiedereingliederung zu besprechen. Dabei wird geprüft, ob arbeitsplatzbezogene Faktoren zur Erkrankung beigetragen haben, welche gesundheitlichen Einschränkungen bestehen und welche Unterstützung erforderlich ist. Alternative Einsatzmöglichkeiten oder Anpassungen am Arbeitsplatz werden ebenfalls berücksichtigt. Alle Inhalte des Gesprächs werden dokumentiert, jedoch getrennt von der Personalakte. Hierzu wird arbeitgeberseitig eine separate BEM-Akte angelegt.

Analyse der Arbeitsbedingungen

Im Anschluss wird analysiert, ob Arbeitsbedingungen oder Tätigkeitsanforderungen zur Arbeitsunfähigkeit beigetragen haben. Dazu kann eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes erfolgen, ggf. unter Einbeziehung des Betriebsarztes oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Das Fähigkeits- und Leistungsprofil des Mitarbeiters wird mit den Arbeitsplatzanforderungen abgeglichen. Falls Anpassungen nötig sind, kommen ergonomische Verbesserungen, flexible Arbeitszeiten oder Umschulungen infrage. Falls interne Maßnahmen nicht ausreichen, können externe Stellen wie Krankenkassen, Rentenversicherung oder das Integrationsamt eingebunden werden.

Festlegung und Umsetzung von Maßnahmen

Auf Grundlage der Situationsanalyse werden gemeinsam mit dem Mitarbeiter passende Wiedereingliederungsmaßnahmen festgelegt. Diese müssen sowohl die gesundheitlichen Bedürfnisse als auch die betrieblichen Möglichkeiten berücksichtigen. Eine stufenweise Wiedereingliederung kann den beruflichen Wiedereinstieg erleichtern. Zudem können ergonomische Anpassungen, technische Hilfsmittel oder flexible Arbeitszeiten die Arbeitsfähigkeit unterstützen. Falls eine Rückkehr zur bisherigen Tätigkeit nicht möglich ist, sind organisatorische Anpassungen, Umschulungen oder Weiterbildungen zu prüfen. Alle Maßnahmen werden dokumentiert, inklusive Zuständigkeiten und Fristen, um die Umsetzung sicherzustellen.

Die vereinbarten Maßnahmen werden regelmäßig auf ihre Wirksamkeit überprüft. Der Arbeitgeber bleibt im engen Austausch mit dem Mitarbeiter und führt Feedback-Gespräche, um mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. Der BEM-Koordinator oder Fallmanager dient als Ansprechpartner und sorgt für eine reibungslose Umsetzung. Falls die Maßnahmen nicht ausreichen, sollten alternative Lösungen geprüft werden, um die bestmögliche Unterstützung zu gewährleisten.

Überprüfung und Abschluss des Verfahrens

Das BEM endet, wenn die Wiedereingliederung erfolgreich war oder keine weiteren Maßnahmen möglich sind und der Mitarbeiter das Verfahren ebenfalls nicht fortsetzen möchte. Im Abschlussgespräch wird bewertet, ob die Ziele erreicht wurden und weiterer Unterstützungsbedarf besteht. Ist eine Rückkehr in die bisherige Tätigkeit nicht möglich, werden alternative Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen geprüft. Falls keine internen Lösungen gefunden werden, können externe Partner wie die Rentenversicherung oder das Integrationsamt einbezogen werden. Die Ergebnisse werden dokumentiert, und das BEM muss erneut eingeleitet werden, falls der Mitarbeiter später wieder länger arbeitsunfähig wird.

BEM und Gefährdungsbeurteilung: Prävention vs. Wiedereingliederung

Sowohl das Betriebliche Eingliederungsmanagement als auch die Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz dienen dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten, unterscheiden sich jedoch in ihrem Ansatz. Während das BEM ein reaktives Verfahren ist, das greift, wenn Arbeitnehmer längere Zeit arbeitsunfähig waren und eine Rückkehr in den Arbeitsprozess ermöglicht werden soll, ist die Gefährdungsbeurteilung präventiv ausgerichtet. Sie hat das Ziel, potenzielle Gefährdungen – sei es physische, chemische oder psychische Belastungen – frühzeitig zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen zu minimieren. Die Konsequenzen bei Versäumnissen sind ebenfalls unterschiedlich: Ein unterlassenes BEM kann eine krankheitsbedingte Kündigung in rechtlicher Hinsicht erschweren, da der Arbeitgeber ohne vorab durchgeführtes BEM-Verfahren selten nachweisen kann, dass er alle milderen Alternativen geprüft hat. Wird die Gefährdungsbeurteilung nicht ordnungsgemäß durchgeführt, drohen Bußgelder oder behördliche Anordnungen. Beide Instrumente ergänzen sich, indem sie unterschiedliche Facetten des Arbeitsschutzes abdecken – das BEM als individuelle Wiedereingliederungshilfe und die Gefährdungsbeurteilung als allgemeine Schutzmaßnahme zur Vermeidung von Gesundheitsrisiken.

Fazit

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist für Arbeitgeber ein wichtiges Instrument, um Fehlzeiten zu reduzieren, Fachkräfte zu halten und arbeitsrechtliche Risiken zu minimieren. Ein gut organisiertes Verfahren kann helfen, Kündigungen aus gesundheitlichen Gründen zu vermeiden und die langfristige Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter zu sichern. Gleichzeitig unterliegt das BEM einer Vielzahl formaler Kriterien, die dessen korrekte und rechtskonforme Durchführung sicherstellen.

Ein BEM ist bei langanhaltender Krankheit besonders wichtig, da es rechtliche Vorgaben konkretisiert und Kündigungen vorbeugt. Es stellt sicher, dass der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit im Kündigungsrecht gewahrt bleibt. Der Arbeitgeber muss vor einer Kündigung prüfen, ob mildere Maßnahmen wie Arbeitsanpassungen oder Wiedereingliederungsmaßnahmen möglich sind, um die Arbeitsfähigkeit wiederherzustellen und den Arbeitsplatz zu erhalten.

Eine Kündigung wegen Krankheit ist nur dann zulässig, wenn die Arbeitsunfähigkeit zum Kündigungszeitpunkt noch besteht und eine Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit nicht absehbar ist. Wird kein BEM durchgeführt, fehlt dem Arbeitgeber der Nachweis, dass er alle zumutbaren Alternativen geprüft hat, was die Kündigung rechtlich angreifbar macht.
Ein zentraler Aspekt ist die Einladung des Arbeitnehmers, die klar die Freiwilligkeit der Teilnahme betonen muss. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Mitarbeiter über die Ziele des BEM – Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit, Vermeidung erneuter Ausfälle und Sicherung des Arbeitsplatzes – zu informieren. Zudem muss er offenlegen, welche Daten erhoben und wie sie genutzt werden.

Zudem bedarf es einer ausdrücklichen und schriftlichen Einwilligung des Arbeitnehmers zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten. Diese Einwilligung muss freiwillig und auf Basis vollständiger Information erfolgen. Der Arbeitnehmer hat das Recht, sie jederzeit zu widerrufen. Datenschutz spielt im gesamten BEM-Prozess eine essenzielle Rolle: Gesundheitsdaten sind besonders sensibel und dürfen nicht in die allgemeine Personalakte aufgenommen werden. Stattdessen ist eine räumliche und organisatorische Trennung der BEM-Akte erforderlich, die ausschließlich die für das Verfahren relevanten Informationen enthalten darf. Zudem müssen alle Beteiligten, die Zugang zu diesen Daten haben, eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen.

Der Arbeitnehmer muss über mögliche BEM-Beteiligte wie Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung oder Integrationsamt informiert werden, deren Einbindung jedoch seine Zustimmung erfordert. Da das BEM ergebnisoffen ist, gibt es keine festen Maßnahmen; stattdessen wird im Dialog die bestmögliche Lösung erarbeitet.

Die Rechtsprechung zeigt, dass Arbeitsgerichte eine Kündigung ohne ordnungsgemäßes BEM-Verfahren häufig als unwirksam betrachten, insbesondere wenn der Arbeitgeber nicht ausreichend geprüft hat, ob eine Weiterbeschäftigung – möglicherweise unter geänderten Bedingungen – möglich gewesen wäre. Mithin kann die Durchführung eines BEM-Verfahrens auch der Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung dienen.

Das BEM muss formal korrekt angeboten und entsprechend dokumentiert werden. Da die Teilnahme freiwillig ist, muss der Arbeitgeber den Ablauf dokumentieren, wobei alle Daten getrennt von der Personalakte aufbewahrt und nach DSGVO gelöscht werden müssen, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Ein gut strukturiertes BEM stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter, verbessert das Betriebsklima und sichert langfristig Arbeitsplätze sowie die Unternehmensleistung. Es reduziert das Risiko unwirksamer Kündigungen, ermöglicht eine faire Interessenabwägung und erfüllt die gesetzlichen Pflichten des Arbeitgebers – ein klarer Mehrwert für beide Seiten.