Digitalisierung im Arbeitsrecht durch das Nachweisgesetz und das Bürokratieentlastungsgesetz 2024

Was ist das Nachweisgesetz und für wen gilt es?

Das Nachweisgesetz (NachwG) ist ein Kernelement des deutschen Arbeitsrechts und gilt für alle Arbeitnehmer in Deutschland – unabhängig davon, ob sie in Vollzeit, Teilzeit oder auf Minijob-Basis beschäftigt sind. Auch Auszubildende werden durch das Gesetz abgedeckt.

Es verpflichtet Arbeitgeber die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten und ihren Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören neben den Angaben zur Vergütung und Arbeitszeit, auch die vereinbarten Nebenpflichten wie Verschwiegenheitsklauseln, Nebentätigkeitsbeschränkungen oder Sonderleistungen, Wettbewerbsverbote und Ausschlussfristen.

In seiner ursprünglichen Form verlangte das Gesetz für die Dokumentation des Inhalts eines Arbeitsverhältnisses zwingend die Schriftform gemäß § 126 BGB. Das Schriftformerfordernis besagt, dass die formbedürftige Erklärung auf Papier erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein muss. Elektronische Übermittlungen, wie E-Mails oder digitale Signaturen, reichten hierfür bisher nicht aus, was für Arbeitgeber jedoch einen erhöhten Verwaltungsaufwand bedeutete.

Inhalte des Bürokratieentlastungsgesetz 2024 – kurz BEG IV genannt

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde entwickelt, um Unternehmen, Arbeitnehmer und Behörden von unnötigem bürokratischem Aufwand zu befreien.

Ein zentraler Bestandteil des Gesetzes ist die Reform des Nachweisgesetzes. Sie ermöglicht es Arbeitgebern erstmals, ihre Nachweispflichten in digitaler Form zu erfüllen. Dafür ist nun die Textform gemäß § 126b BGB ausreichend. Das bedeutet, dass eine Erklärung in einer lesbaren und dauerhaften Form abgegeben werden kann, etwa per E-Mail, SMS oder Fax. Eine Unterschrift ist hierbei nicht erforderlich, solange der Absender eindeutig identifizierbar ist und die Erklärung gespeichert werden kann. Arbeitgeber können nun die wesentlichen Arbeitsbedingungen eines Vertragsverhältnisses digital bereitstellen, etwa per E-Mail oder als PDF. Wichtig ist, dass die Dokumente für Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sind.

Eine weitere Neuerung ist die Aufforderung zur Empfangsbestätigung: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Arbeitnehmer den Zugang der digitalen Nachweise bestätigen können. Auch wenn die Bestätigung nicht verpflichtend ist, bietet sie zusätzliche Beweissicherheit.

Erleichtert wird auch das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses. Was bisher nur in Schriftform erfolgen konnte, dafür reicht zukünftig die Textform aus. So können Arbeitszeugnisse nunmehr in elektronischer Form ausgestellt werden (§ 630 S. 3 BGB). Auch die Altersbefristung, bei der ein Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet, wird erleichtert. Statt der bisherigen Schriftform mit Unterschrift reicht künftig die Textform. Auch das Hinausschieben der Altersgrenze wird so möglich.

Elternzeit und Teilzeit während der Elternzeit können künftig in Textform beantragt werden. Zudem können Arbeitnehmerüberlassungsverträge künftig zwischen Entleiher und Verleiher in Textform abgeschlossen werden.

Die Textform ist zudem in allen Wirtschaftsbereichen ausgeschlossen, die in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannt werden. In diesen Branchen bleibt das strenge Schriftformerfordernis bestehen, da sie als besonders anfällig für Schwarzarbeit gelten.

Was ändert sich nicht?

In bestimmten Bereichen bleibt die Schriftform jedoch Pflicht, beispielsweise bei Praktikanten ohne Mindestlohn oder bei befristeten Verträgen. Arbeitgeber müssen weiterhin alle wesentlichen Informationen, wie die zeitliche Befristungsdauer oder bei Zweckbefristungen den konkreten Zweck, schriftlich auf Papier festhalten. Auch wenn elektronische Dokumente nach § 14 TzBfG möglich sind, verlangt das Nachweisgesetz eine zusätzliche schriftliche Dokumentation auf Papier. Einzige Ausnahme gilt jedoch bei der Altersbefristung oder für das Hinausschieben der vereinbarten Altersgrenze (§ 41 SGB VI).

Ferner müssen Arbeitgeber weiterhin über das Verfahren bei Kündigungen informieren. Dazu gehören Hinweise, dass Kündigungen schriftlich erfolgen müssen, welche Fristen gelten und dass eine Kündigungsschutzklage innerhalb von drei Wochen erhoben werden muss.

Auch bleibt die Schriftform für die Beendigung von Arbeitsverträgen gemäß § 623 BGB erhalten. Kündigungen oder Beendigungsvereinbarungen müssen weiterhin eigenhändig unterschrieben und im Original übergeben werden. Elektronische Kündigungen, etwa per E-Mail oder digitaler Signatur, bleiben nach wie vor unwirksam.

Fazit

Die Reform des Nachweisgesetzes bringt das Arbeitsrecht einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung. Das ist im Ergebnis zu begrüßen.

Jedoch erfolgt die Abkehr vom strengen Schriftformerfordernis nicht durchgehend. Personalabteilungen wird es dadurch nicht gelingen, vollständig papierlos zu arbeiten. Insbesondere befristete Arbeitsverträge und die Beendigung von Arbeitsverträgen bedürfen weiterhin der Schriftform. Es ist zu wünschen, dass zukünftig weitere bürokratische Hemmnisse abgebaut werden, um in Unternehmen durchgehend schlanke digitale Prozesse einführen zu können. Das BEG IV kann daher nur der Anfang sein.