Auswirkungen des Nachweisgesetzes auf die Gestaltung von Arbeitsverträgen

Mit der Änderung des Nachweisgesetzes mit Wirkung zum 01.08.2022, die als Folge der Umsetzung einer EU-Richtlinie notwendig wurde, werden im Wesentlichen Dinge geregelt, die bisher in Deutschland eigentlich schon gängige Praxis und in gut formulierten Arbeitsverträgen schon weitgehend enthalten sind. Im Grundsatz gilt auch weiterhin, dass Arbeitsverträge nicht mündlich abgeschlossen werden sollen und die wesentlichen Inhalte des Arbeitsverhältnisses sich aus dem schriftlichen Arbeitsvertrag entnehmen lassen müssen. Jedoch wurde das in Deutschland seit 1995 geltende Nachweisgesetz an einigen Stellen erweitert und Verstöße gegen Nachweispflichten sanktioniert. Letzteres ist ein Novum, denn bisher hatten Verstöße gegen das Nachweisgesetz keine (finanziellen) Konsequenzen.

Im Folgenden wollen wir Ihnen einen Überblick zu den wesentlichen Änderungen geben und gleichzeitig Handlungsempfehlungen unterbreiten.

I. Überblick zu den wesentlichen Änderungen ab dem 01.08.2022

Im schriftlichen Arbeitsvertrag sind neu folgende zusätzliche Angaben zu machen:

• „die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung“ Das bedeutet, dass neben dem fixen Monatsgehalt auch alle anderen Entgeltbestandteile, deren Fälligkeit und Art der Auszahlung angegeben werden müssen.

• „vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen“

  Bei dieser Angabe bedarf es natürlich nicht einer individuellen Festlegung von Pausen und Ruhezeiten für jeden einzelnen Arbeitnehmer. Eine abstrakte Regelung (bspw. Pausenkorridore) oder ein Verweis auf die Pausenregelung des geltenden Arbeitszeitgesetzes dürfte ausreichen, um den Anforderungen des NachwG Genüge zu tun.

• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen

• Dauer der Probezeit, sofern eine solche vereinbart wurde

  Hier ist zu berücksichtigen, dass sich die Probezeit im Hinblick auf die Dauer des Arbeitsverhältnisses und Inhalt der Tätigkeit angemessen sein muss. Relevant wird dies bei befristeten Arbeitsverhältnissen von nur kurzer Dauer. Was aber eine angemessene Probezeit sein soll, sagt der Gesetzgeber nicht und überlässt den Gerichten die Konkretisierung. Eine Probezeit von sechs Monaten bei einer Befristung von einem Jahr ist wohl nicht mehr zulässig

• „das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage;“

  Diese Regelung enthält überwiegend Selbstverständlichkeiten, die bisher in Arbeitsverträgen bereits enthalten waren. Neu ist aber, dass der Arbeitnehmer zukünftig über die Möglichkeit belehrt werden muss, nach Maßgabe von § 4 KSchG innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Arbeitgeberkündigung Kündigungsschutzklage zu erheben. Sofern ein Arbeitsvertrag eine solche Regelung (noch) nicht enthält, so hat dies auf die Wirksamkeit einer Kündigung jedoch keinen Einfluss.

Neben den erweiterten Informationspflichten wurde auch das Verfahren zur Erbringung der Nachweise verschärft. Über die wesentlichen Vertragsinhalte (Name und Anschrift der Parteien, Höhe des Arbeitsentgelts und vereinbarte Arbeitszeit) muss spätestens am ersten Arbeitstag informiert werden. Durch die beiderseitige Unterzeichnung des Arbeitsvertrages vor Aufnahme der Tätigkeit ist dies in der Regel bereits erfüllt. Für andere nachweispflichtige Angaben gelten Fristen zwischen sieben Tagen und einem Monat.

Weiterhin ist erforderlich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsinhalte schriftlich aushändigen muss. Dies bedeutet, dass Arbeitsverträge zur Vermeidung von Ordnungsgeldern künftig zwingend schriftlich ausgefertigt, unterschrieben und dem Arbeitnehmer ausgedruckt übergeben werden müssen. Qualifizierte digitale Signaturen oder eine gescannte Unterschrift dürften den Voraussetzungen nicht genügen. Auch die Übersendung von Arbeitsverträgen im pdf-Format reicht nicht aus. Im Zeitalter der Digitalisierung mutet diese Vorschrift eher antiquiert an.

Um den Anforderungen des Nachweisgesetzes Nachdruck zu verleihen, werden zukünftig Verstöße dagegen sanktioniert. Wenn der Arbeitgeber also den Arbeitsvertrag oder die Information mit den wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt, kann ein Bußgeld bis zu einer Höhe von EUR 2.000,00 pro Verstoß erhoben werden.

II. Handlungsempfehlungen

Die Pflichten des Nachweisgesetzes sind ab dem 01.08.2022 für alle Arbeitsverträge einzuhalten.

Für alle neu abzuschließenden Verträge gilt, dass sie zwingend von beiden Seiten unterschrieben werden und am ersten Arbeitstag im Original vorliegen müssen.

Bisher verwendete Vertragsmuster müssen entsprechend der Vorgaben des neuen Nachweisgesetzes aktualisiert werden. Insbesondere die Information zur Möglichkeit des Erhebens der Kündigungsschutzklage dürfte in keinem der aktuellen Arbeitsverträge enthalten sein. Daher ist zu empfehlen, bestehende Vertragsmuster zu überprüfen und aktualisieren zu lassen.

Für bestehende Arbeitsverhältnisse, mithin für Altverträge bedarf es keiner Anpassung der abgeschlossenen Altverträge an die erweiterten Anforderungen des Nachweisgesetzes. Hier reicht es aus, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer innerhalb von sieben Tagen nach Aufforderung die gewünschten Informationen schriftlich zukommen lässt. Relevant dürfte das zukünftig vor allem bei mündlich geschlossenen Altverträgen sein. Damit der Arbeitgeber den Anforderungen des neuen Nachweisgesetzes auch bei Altverträgen gerecht wird, wird empfohlen, eine „Meldestelle“ (bspw. im Personalbereich) einzurichten, die die notwendigen Auskünfte erteilen kann oder vorab ein Blanko-Muster mit allen Informationen nach dem NachwG zusammenzustellen, in das die individuellen Daten dann „nur“ eingetragen werden müssen.

Besondere Vorsicht besteht auch bei konfliktären Arbeitsverhältnissen oder im Rahmen von Trennungsprozessen. Es ist nicht ausgeschlossen, dass ein Arbeitnehmer gezielt durch Informationsgesuche auf Basis des Nachweisgesetzes versucht, als „Abschiedsgeschenk“ einen bußgeldbewehrten Gesetzesverstoß zulasten des Arbeitgebers einen zu provozieren.

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